Poradnik ClickMeeting
Tworzenie wydarzeń online daje olbrzymie możliwości. Samo w sobie jest również niezwykle proste. Jednym z najważniejszych obowiązków organizatorów, o którym łatwo zapomnieć, jest zadbanie o prywatność uczestników.
W najnowszym raporcie „Prywatność online. Opinie użytkowników i dobre praktyki” eksperci ClickMeeting przyjrzeli się bliżej fundamentalnej kwestii bezpieczeństwa i ochrony prywatności w sieci. W tym celu w lutym 2022 roku przeprowadzili badanie, w którym wzięło udział 510 uczestników. Oczywiście przede wszystkim skupili się na ich spostrzeżeniach odnoszących się do webinarów i innych formatów wydarzeń online. Darmowy e-book zawiera również praktyczne rady dla organizatorów, dzięki którym będą w stanie sprostać oczekiwaniom swoich uczestników i działać zgodnie z prawem. Poniżej znajdziesz również najważniejsze wnioski z raportu.
Prywatność w sieci z perspektywy użytkowników
Bez wątpienia świadomość dotycząca bezpieczeństwa w Internecie rośnie. Jednocześnie, jak pokazuje praktyka, wciąż miewamy problemy z odpowiednią ochroną swojej prywatności. Zdarza nam się także bagatelizować dobre rady ekspertów. Jak jest naprawdę?
Jedynie dla niecałych 2% respondentów te zagadnienia nie są ważne. Zdecydowana większość albo zawsze chroni swoją prywatność w sieci, albo przynajmniej stara się to robić. W tym celu wykorzystują zróżnicowane narzędzia. 67,45% z nich zwraca uwagę na akceptowane pliki cookies, 59% dba o ustawienia prywatności w mediach społecznościowych, a niemal 58% wykorzystuje możliwości, które oferują im ich komputery osobiste lub smartfony. 40% respondentów korzysta z trybu incognito w przeglądarce, 32,53% dodatkowo używa aplikacji blokujących śledzenie ruchu, a 28,11% aktywnie korzysta z VPN.
Uczestnicy oczekują bezpiecznych platform
Przekłada się to również na oczekiwania względem platformy do webinarów i spotkań online, na której ma się odbywać wydarzenie.
Aż 92% respondentów, wybierając takie narzędzie, bierze pod uwagę kwestię ochrony prywatności. Oczywiście uczestnicy wydarzeń w niewielu przypadkach mają bezpośrednią możliwość wybrania platformy. W takiej sytuacji oczekują jednak, że to organizator zatroszczy się o ich interesy.
Jak widać, wybór bezpiecznej platformy jest jednym z argumentów, który może przekonać potencjalnych odbiorców to wzięcia udziału w wydarzeniu. Należy mieć przy tym świadomość, że to nie tylko wyjście naprzeciw ich oczekiwaniom. Ochrona danych użytkowników jest również ważnym wymogiem prawnym, którego niedopełnienie może wiązać się z koniecznością poniesienia dodatkowych konsekwencji.
Wydarzenia a RODO. Jakie są obowiązki organizatora?
RODO, czyli rozporządzenie o ochronie danych osobowych, które weszło w życie 25 maja 2018 roku, zrewolucjonizowało sposób, w jaki firmy działające na terytorium Unii Europejskiej przetwarzają dane osobowe. Oczywiście w równym stopniu dotyczy to świata wirtualnego. Często nie zdajemy sobie przy tym sprawy z tego, że istnieje wiele scenariuszy, w których bierzemy odpowiedzialność za dane użytkowników. Jednym z nich jest organizacja webinarów i spotkań online.
To organizator wydarzenia jest administratorem danych osobowych uczestników. Platforma, na której się ono odbywa, jest podmiotem, który przetwarza dane osobowe uczestników na polecenie administratora. Zgodnie z RODO takie powierzenie danych wymaga zawarcia odpowiedniej umowy powierzenia przetwarzanych danych osobowych, co najczęściej odbywa się na etapie zawierania umowy z platformą. Zanim przeprowadzisz webinar, zwróć uwagę na to, czy dany dostawca oferuje taką umowę lub treści jej odpowiadające, zwłaszcza jeżeli pochodzi spoza terytorium UE.
Anna Zielińska – radca prawny w ClickMeeting
Podstawowa kwestia dotyczy więc wyboru platformy do webinarów i spotkań online. Już na tym etapie warto postawić na oprogramowanie, które będzie odpowiadać obowiązującym przepisom. Oczywiście również później wiele zależy od wyborów organizatora i działań, jakie podejmie.
Zadbaj o obowiązek informacyjny
Uczestnicy webinaru powinni przede wszystkim uzyskać informacje dotyczące tego, w jaki sposób ich dane będą przechowywane i przetwarzane, w tym również poznać podmioty, którym będą udostępniane. Można to zrobić, przygotowując specjalną stronę internetową. Warto pomyśleć także o stworzeniu szerszej polityki prywatności, która będzie prezentowała zasady dotyczące przetwarzania danych w całej firmie.
Pozornie wiele osób rezygnuje ze skrupulatnego zaznajamiania się z dokumentami tego typu. Czy jest tak jednak w rzeczywistości?
Jak widać, zdecydowana większość użytkowników przynajmniej stara się zapoznać z treścią polityki prywatności czy z regulaminem wydarzenia. Osoby, które nie zwracają na to żadnej uwagi, są natomiast w mniejszości. Warto wobec tego zadbać o to, aby treści były nie tylko zgodne z obowiązującymi przepisami, ale również jasne i zrozumiałe.
Prawidłowy formularz rejestracji
Fundamentalne znaczenie dla przebiegu całego wydarzenia odgrywa oczywiście formularz rejestracji. Jest szczególnie ważny z perspektywy marketingowców. To właśnie dzięki niemu zdobywanie leadów za pośrednictwem webinarów jest tak proste i efektywne.
Oczywiście jego nieodłączną częścią są pola umożliwiające wprowadzenie wymaganych informacji oraz checkboxy służące do odznaczania konkretnych zgód. Korzystając z ClickMeeting, całość można skonfigurować w niezwykle łatwy sposób.
Formularz rejestracji musi być nie tylko intuicyjny, ale również dostosowany do obowiązujących przepisów. Co do zasady można uzyskiwać jedynie minimalny zakres danych niezbędnych do realizacji konkretnego celu. Jeżeli jest nim organizacja webinaru, nie należy więc pytać np. o adres zamieszkania czy miejsce pracy. Oczywiście w ramach strony rejestracji można zastosować zarówno zgody obowiązkowe, jak i dobrowolne, zakładające np. wykorzystywanie danych w celach marketingowych. Jak chętnie uczestnicy wydarzeń „odznaczają” takie checkboxy?
Co piąty respondent jest skłonny do udzielenia zgód wykraczających poza te, których akceptacja jest wymagana do dokonania rejestracji. W tej grupie zdecydowana większość uzależnia jednak decyzję od tego, czy jest zainteresowana firmą albo jej ofertą. To naprawdę duża szansa dla marketingowców. Stosując odpowiednie działania promocyjne i oferując użytkownikom wartościowe treści, można w łatwy sposób pozyskać leady i działać w zgodzie z obowiązującymi przepisami.
Krótka checklista dla organizatora
Przygotowaliśmy dla Ciebie krótką checklistę, która pomoże Ci w odpowiedni sposób zadbać o prywatność Twoich uczestników. Jeszcze więcej praktycznych rad i wyniki badań znajdziesz w pełnej wersji bezpłatnego poradnika ClickMeeting.
1. Wybierz bezpieczną platformę: pamiętaj, że jako organizator jesteś administratorem danych osobowych swoich uczestników. Platforma odpowiada jednak za ich przetwarzanie. Zwróć uwagę na procedury bezpieczeństwa, jakie zapewnia. Upewnij się, czy są one zgodne z obowiązującymi normami prawnymi.
2. Zredukuj wymagany zakres danych do niezbędnego minimum: dane osobowe, których wymagasz od swoich uczestników, powinny być pozyskiwane w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu, np. wzięcia udziału w webinarze.
3. Opracuj wzory regulaminów i politykę prywatności: postaw na jasną komunikację i udostępnij swoim uczestnikom jak najbardziej wyczerpujące informacje na temat zasad uczestniczenia w wydarzeniu oraz sposobu przechowywania i przetwarzania ich danych osobowych.
4. Wskaż zgody obowiązkowe i dobrowolne: uzyskiwanie zgód od uczestników jest niezwykle proste. W tym celu możesz posłużyć się odpowiednimi checkboxami, które umieścisz na stronie rejestracji na wydarzenie. Zdecydujesz również, które są obowiązkowe, a które dobrowolne.
5. Wykorzystaj przestrzeń: dobra platforma do webinarów i spotkań online daje Ci sporo możliwości kontaktowania się ze swoimi odbiorcami. Informacje na temat przetwarzania danych osobowych, prywatności czy związanych z ochroną prawa autorskich i tajemnicy przedsiębiorstwa możesz więc umieścić nie tylko na stronie rejestracji, ale również w poczekalni czy wysyłanych automatycznie mailingach.
6. Zabezpiecz swoje wydarzenie: w trakcie webinaru dzielisz się swoją wiedzą, często także udostępniasz dodatkowe materiały. Jeżeli chcesz je chronić, zabezpiecz wydarzenie hasłem lub jednorazowym tokenem.
7. Poinformuj uczestników o nagrywaniu: jeżeli planujesz nagrywanie wydarzenia, daj o tym znać uczestnikom na samym początku. Np. w polityce prywatności wskaż również, w jaki sposób będziesz wykorzystywać nagrania.
8. Ukryj tożsamość uczestników: jedna z dostępnych opcji pozwala na ukrycie danych uczestników np. na liście obecności lub w oknie czatu. Zamiast imienia lub imienia i nazwiska pojawi się więc jedynie inicjał, a resztę liter zastąpią gwiazdki. Jak udowadnia nasze badanie, wielu uczestników tego oczekuje.
