Uczestnicy spotkań online sami zastanawiają się, jak ktokolwiek musi się znaleźć w konkretnej sytuacji. Sporo wątpliwości dotyczy innych kwestii ubioru, włączania widełek czy prezentera. Co naturalne, nie wszystkie standardowe elementy savoir-vivre można bezpośrednio uzyskiwać wyniki do przestrzeni elementów. Brak jednolitego zestawu, norma nie ułatwia przy tym odnalezienia się we wszystkich scenariuszach. Warto dowiedzieć się, na dziesięć tematów sądzenia akcji i współorganizować webinarami wydarzeniami online.
Reguły savoir-vivre w trakcie spotkań online
Internet znacząco ułatwia codzienną komunikację – zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Pandemia udowodniła przy tym, że praca zdalna może być znacznie wydajniejsza od tej wykonywanej w biurach. Przejście w tryb spotkań wirtualnych nie dla wszystkich było jednak komfortowe. Dotyczy to zwłaszcza firm, w których wcześniej nie wprowadzono takiej możliwości. Zapanowanie nad kwestiami technicznymi nie wiąże się zwykle ze znacznymi problemami. Nowoczesne platformy oferują znaczne możliwości i wyróżniają się łatwą konfiguracją. Bardzo często jednak uczestnicy nie wiedzą, jakie zachowanie w trakcie spotkań online będzie kulturalne i zgodne z regułami savoire-vivre.
Przygotowaniem zasad etykiety spotkań w świecie wirtualnym zajęli się eksperci ClickMeeting – polskiego producenta spotkań do webinarów i spotkań online. W poradniku skupiają się na odpowiednich zaleceniach i odbierają na profesjonalne materiały w każdych. Poniżej przygotowaliśmy listę 10 rad ułatwiających wprowadzenie wprowadzeniach norm np. wewnątrz zespołu czy organizacji.
Dobre przygotowanie do spotkania
Podstawowa zasada etykiety jest prosta, niezależnie od sytuacji, której dotyczy: zdecydowanie lepiej zapobiegać kryzysom, niż je rozwiązywać. Wobec tego dobre przygotowanie do spotkania okaże się najlepszym sposobem na uniknięcie wielu – często bardzo kosztownych – błędów. Można je przy tym podzielić na kilka segmentów:
· Kwestie techniczne obejmują z jednej strony przygotowanie niezbędnego sprzętu, a z drugiej sprawdzenie jego działania. Znacznym ułatwieniem będą narzędzia wbudowane w nowoczesne platformy do webinarów i spotkań online, pozwalające na wykonanie testu kamery i mikrofonu. Oczywiście należy również zapewnić dobrą jakość połączenia internetowego, aby uniknąć problemów w trakcie wydarzenia.
· Odpowiednie miejsce: warto zadbać również o miejsce, z którego będziesz uczestniczyć w spotkaniu. Powinno być ciche i spokojne, najlepiej także oddzielone od części mieszkania, w której na przykład przebywają inni domownicy.
· Profesjonalny ubiór powinien być dostosowany do sytuacji. Jednocześnie zbyt formalny strój w warunkach domowych również nie będzie pozytywnie odebrany. Należy stawiać na schludność i stonowanie. W większości przypadków wystarczająca okaże się wyprasowana koszula. Oczywiście w trakcie mniej formalnych spotkań, np. zespołu, można pozwolić sobie na więcej luzu. Lepiej jednak zrezygnować chociażby z prezentowania się współpracownikom w piżamie.
· Przemyślane tło: w trakcie spotkań online bardzo często rozprasza to, co znajduje się za plecami uczestników. Nie oznacza to jednak, że od razu trzeba decydować się na profesjonalną scenerię. W charakterze tła posłużyć może chociażby ściana czy po prostu widok posprzątanego mieszkania. Alternatywą pozostają wirtualne tła – trzeba jednak podejść do nich z wyczuciem smaku i wybrać stonowaną grafikę lub zdecydować się na opcję blurowania.
Work-life balance jest istotny
W przypadku tradycyjnych spotkań, odbywających się w biurze, zdecydowana większość osób doskonale wie, jak należy się zachować. Dobranie odpowiedniego stroju czy dostosowanie się do panujących reguł nie wzbudza przy tym większych kontrowersji. Ta kwestia prezentuje się jednak inaczej w sytuacji, w której obowiązki służbowe realizujemy, siedząc w ulubionym fotelu. Zachowanie profesjonalizmu jest zdecydowanie trudniejsze. Często musimy radzić sobie także z zupełnie nowymi sytuacjami, do których nie zawsze da się przygotować.
Co irytuje nas najczęściej w trakcie spotkań? Jak pokazuje ankieta przeprowadzona przez ClickMeeting, tego typu scenariuszy jest naprawdę wiele. Aż 65% respondentów stwierdziło na przykład, że szczególnie rozprasza ich niewyłączanie mikrofonów przez osoby, które nie zabierają w danym momencie głosu, dla 45% znacznym utrudnieniem współpracy jest złe przygotowanie przez prezenterów, przejawiające się chociażby w braku uprzedniego przygotowania dokumentów. Niemal co trzeci uczestnik ankiety zwraca natomiast uwagę na rozpraszające tło prowadzącego i uczestników.
Jak zapanować nad chaosem w trakcie spotkań?
Częstym problemem odnotowywanym przez większość uczestników spotkań online jest chaos. Nic nie utrudnia współpracy tak bardzo jak jednoczesne zabieranie głosu przez kilka osób lub rozpraszające dźwięki dobiegające z otoczenia. Te problemy można jednak rozwiązać w niezwykle prosty sposób, korzystając z dwóch funkcji obecnych w zaawansowanych platformach do webinarów i spotkań online:
· Wyciszanie mikrofonu: wiele osób zastanawia się, czy należy korzystać z opcji wyciszenia mikrofonu wtedy, kiedy akurat nie zabierają głosu. Odpowiedź jest przy tym prosta: jak najbardziej tak! Dzięki temu zyskuje się pewność, że konwersacja nie będzie zakłócona chociażby przez dobiegające z oddali dźwięki czy sprzężenia. W każdej chwili można także włączyć mikrofon, co pozwoli na niemal natychmiastowe zabranie głosu, jeśli pojawi się taka potrzeba.
· Podnoszenie ręki: sprawne moderowanie dyskusją nie jest wcale proste, zwłaszcza jeżeli kilka osób próbuje jednocześnie podzielić się z innymi swoimi uwagami. Funkcja zgłaszania chęci zabrania głosu jest doskonałym ułatwieniem. Dzięki temu prowadzący będzie wiedział, kto chce zabrać głos w dyskusji, i może w łatwy sposób nadzorować przebieg spotkania.
Stwórz reguły i stosuj się do nich
Etykieta spotkań online powinna przede wszystkim być wsparciem dla użytkowników i pomagać im w odnalezieniu się w różnych sytuacjach. Nie zawsze musi również oznaczać to samo. W celu usprawnienia współpracy warto stworzyć np. na poziomie zespołu własny zestaw dobrych praktyk, który będzie następnie respektowany przez wszystkich uczestników spotkań. W każdym przypadku należy postępować także zgodnie z regułami dobrego wychowania i zdrowym rozsądkiem. Kultura osobista i szacunek wobec innych osób to najlepsi doradcy w dowolnym scenariuszu.
Dowiedz się więcej, zapoznając się z pełnym poradnikiem ClickMeeting:
Pobierz pełny poradnik [ klik ]
